こんにちは！でじきちです。
デジタル音痴おじさんな私が、突然DX推進チームリーダーに異動となり、新しいサービスを色々試しています。今回は「Google Workspace（GWS)」のご紹介。食わず嫌いでしたが、実際使ってみるとすごく感動しました。同じ食わず嫌いな方の、そしてDXやシステムの推進の立場におられる方の、少しでも参考になれば嬉しいです。ただ、毎度ですが、デジタル音痴視点なので、そこんとこご了承ください。
<目次>
今まで、でじきちの会社は基本的に「Microsoft Office」を使っていました。所謂Excel、Word、PowerPoint、といったツールたち。でも、メールはOutlookじゃなくてGmail。カレンダーも、Google Calendarがベースになっているrakumoのカレンダーを使っていました。そこでコスト面を考慮し、「Google Workspace」に全部統一してはどうかという話が経営企画やIT部門からずっと出ていたのですが、なかなか進まず。後述しますが、Officeで作った資料がGoogle Workspaceに移すと崩れてしまうのがネックで、大半の社員から敬遠されていたのですね。かくいう私もその一人。とは言いながら、私もDX推進する立場に変わったからには、Google Workspaceのツールを私も実際に自分で試してみることにしました。
※ちなみに、Microsoft OfficeとGoogleWorkspaceのツールの対応表はこちら
結論から言うと、GoogleWorkspace、なんて便利なんだ。私が今まで使っていたMicrosoft Office、そしてrakumoのカレンダーと比較して、感動したポイントを記載していきます。もしかしたら今までのMicrosoft Officeでもやろうと思えば出来ていたこともあるかもですが、デジタル音痴の私には少なくとも使いこなせていませんでした。
GWSを使って感動したこと！
全体
- 常に自動保存されている！今までの人生でどれだけ上書き保存に神経を使い、時間を費やしてきたか。大事な資料作ってる時ほど、パソコンが突然固まったり電源が落ちる。あれ、なんでなんでしょうね。きっと往年のマーフィーの法則。だから、「あ、上書き上書き！」とマメに上書きしてきた。でももうなんの不安もありません。究極、パソコン壊れても大丈夫。また、逆に今までは「わぁ、間違った状態で上書きしてもうた！」なんてことも多々あった。こちらだって大丈夫、履歴ごとにバージョン取り戻せるから。無敵になった気分！
- ファイルはメールにリンクを貼り付けてやり取りする。「添付」という文化とさよなら。ということは、そう、メールのファイルが重くならない！！重すぎて送れないなんてことももう気にしなくてOK！返信メールにも添付つけて返すとお互いメールボックス圧迫するから、基本添付はナシにしていたのでたまにファイル見たくなった時に不便だったけど、これならそんな不都合もナシ！
- 同じ資料を、協働で同時に編集出来る（勿論、閲覧やコメント挿入だけの設定も可）。誰かが開いているから編集できない、なんてストレスはナシ！孤独に一人の文責で議事録書かなくても、みんなで書き込める。リーダーの資料を、信頼おけるNo2が加筆修正できる。
- 同時に閲覧や編集が出来るので、会議の参加者が、その資料の何処を見ているかがわかる。見ている箇所やページにその人のアイコンが出る。上司や先方が気にしている場所がわかって、これ意外に便利。
- 資料は個人のパソコンの中でなくクラウドにあるので、移動中にちゃちゃっとスマホから資料更新出来たり、食器洗ってるとか、子供とあそんでるとかしてる時に思い浮かんだアイデアを書き留めれるのが嬉しい。これによって、よりワーク＆ライフが充実。いちいちパソコン開くのは嫌だし、ずっと脳のスペース割いて覚えとくのも嫌だし。ワークライフバランスというより、ワークライフインテグレーションですね。ワークライフインテグレーションについてはまた別の記事で書こうと思います。
- 「ファイル」⇨「名前をつけて保存」じゃなくて、ファイルそのものの画面に名前の欄があるのが楽ちん。ファイルを編集している最中に、一旦閉じなくてもファイル名の変更が出来る。これ地味に快適。
- メールは勿論、カレンダーも、資料だって、検索で探せる。流石Google、フォルダの奥深い階層にファイルを探しに行って見つけて開くのではなく、検索で一発で探し当ててリンクを開くという、WEB検索をやっている感覚！
Google カレンダー
- AIが、参加メンバーが共通で空いている時間を探してくれる！神ですか。偉いさんの秘書さん事務さんもこれは大助かりのはず。
- 予定の移動、ドラッグ&ドロップで超楽！他人の予定をコピペできる。削除もdelete keyで簡単。編集もダブルクリック。すっごく直感的。
- 「勤務場所」の登録が便利！在宅もぼちぼちあるので、顔見て話したいことがある場合とか、リアル会議を開催したい時とかに一目でわかるので便利。
- カレンダーが、自動でリマインドしてくれる！
- カレンダーに場所を打ち込むだけで、すぐにgoogleマップと連動！
Google スライド
- 資料の中に、リンクで他の色々な情報を貼り付けられる！バックアップに全部の資料を入れておくのはもう古い。上層部からの質問に対し、バックアップの中のどこにあったっけ…みたいにおろおろ探すなんてことにはもうならない。
- 動画の貼り付けも超簡単。パブリックなYou Tubeなどの動画もリンク貼るだけだし、自分の動画も同じDrive内に置いておけばリンク貼るだけ。
Google ドキュメント
- 概要欄から、そのDocuments内で項目ごとにリンクで飛べる。例えば定例の会議で毎回日付を項目として記載しておけば、日付ごと別ファイルで作成しなくて良い！
GWSでちょっとやりにくさを感じること
良いこと感動したことがもっぱらなのですが、やっぱり、やりにくさ使いにくさを感じることもあります。私の場合は、スライド資料を作ることが多いので、特にGoogleSlideで感じることが多いです。
- Officeで作ってた資料が崩れる。これが最大のネックだと思います。今まで、Officeで資料作成していた人が大半だと思うのですが、気持ちよく兌換されません。特に、PowerPointをSlideで開くと、むっちゃ崩れます。だから、新しい資料を作る際に、前の資料を使いにくくなります。ただ、文字や画そのものはパーツとしてあるので、ゼロから作り直すほどの手間ではなく、自分で整えることは可能です。でも、何ページもある資料だったりするし、直すとなるとこれはけっこう憂鬱な作業です。私はこれが嫌で嫌で、異動前、マーケティング所属の時は、会社がやんわりとGoogleWorkspaceへの以降を推奨しているのは知っていましたが、正直GoogleSlideに恐れと嫌悪感しか抱いていませんでした。また、社外の取引先がPowerPointの場合、お互いにPDF化してやりとりすることになります。
- PowerPointだと、全囲みして「図として保存」あるいは全囲みコピー（orカット）して図としてペーストが出来たのですが、Slideだと、それが出来ない。これ、SNSやブログに挿入する際にだいぶ面倒だなと。まぁ、スクショしてトリミングすればよいのですが。
実際にGWSを自分で使ってみて感じたこと
1.ツールだけでなく働き方を変えることが大切
今までのMicrosoft Officeやrakumoに比べて、Google Workspaceの使い勝手に感動した私。でも実は、上に書いたような機能って、ほぼ全て、Microsoftが2020年に発表した「Microsoft365」でも出来るんです。なので、今後、GoogleWorkspaceとMicrosoft365の比較を、当社の現状からの移行にあたっての手間やコスト等々の面で検討していこうと考えています。
比較検討をしていくにあたって、もうひとつ大事なことがあると思っています。それは、「我々はこれから、どんな働き方をしたいのか」です。Google Workspace、Microsoft365、いずれを導入するにしても使う社員の意識や働き方が変わらないと、あまり今のOfficeと変わらないのでは無いかと感じています。
例えば、折角共同編集が出来るようになっても、議事録係を一人に任せていては、その機能は意味がありません。Slideの資料の中にリンクを貼り付けられるのでページは随分減るはずですが、ページ数が多いのが美学という文化であれば、変わらないでしょう。Calendarから会議の招待案内や辞退連絡が飛ばせるようになっても、別途メールしないといけない風土では、意味がない。折角検索で資料が探せるのに、Office時代の複雑なフォルダ構造をそのままDriveに持ち込むのもナンセンス。個人のパソコンの中でなく、誰もがアクセス出来るクラウドに資料保存するのがメリットですが、透明性に抵抗があり、共有設定自分や自グループだけに設定していてはそのメリットの効果も薄いでしょう。
ツールを入れるだけでなく、会社が、社員の我々が目指すありたき働き方を話し合うことが、まずとても大事だと感じました。
2.新しい事をせねば、新しい景色は見えない
冒頭に書いたように、昨年までマーケティング所属にいた時は、正直、会社の意向だと知っていつつも、Google Workspaceに対して否定的でした。Office、特にPowerPointでの資料作成に慣れきっているし、今更新しいツールの使い方を覚えるのは面倒くさい。
しかも今までの資料の体裁が崩れてしまう。目の前の仕事でいっぱいいっぱい、ぱっつんぱっつんなのに、そんなことに時間を使っている暇はない。といった気持ちでした。でも、今回、異動がきっかけで使わざるを得なくなり、使ってみて、すごく便利だったり、働き方そのものが改善された体験を私は出来た。世の中ではとても便利なツールやサービスがどんどん生まれてきているのに、少しの手間を惜しむばかりに、時代に取り残されていたなぁと強く感じました。ただ、未だに、「変わりたくない」人達の気持ちもわかる。だって、忙しいんだもの。私は今、どちらの気持ちもわかるので、この体験を少しずつ、上層部の会議でシェアしたり、全社員向けの広報ツールを使ったりして、伝えていきたいと思います。
Googleおすすめマニュアル本
ちなみに、私のGoogleバイブルがこの2冊。「50代からのー」はとにかく年配向けと謳うだけあって丁寧に説明してくれる。50代でなくとも、デジタル音痴にはおすすめ。最初に読んだのはこれでした。「GoogleWorkspaceー」は、他のGoogleサービスマニュアルには意外に載っていないGoogleSlideやDocuments、Spreadsheetは勿論、その他GoogleCHATや、アンケート機能のGoogleフォームやWEBサイト作成のGoogleサイトまで説明してくれていて、重宝します。
